FELNET vise à rassembler virtuellement les informations environnementales diffusées de manière hétérogène et à les rendre disponibles par son site internet. Les données des différents partenaires sont rassemblées dans la base de données centrale FELNET.
À cette fin, chaque partenaire indexe les informations potentiellement utiles, les documents et la littérature (grise). Chaque centre utilise son propre système. Les systèmes d'enregistrement des partenaires fournissaient cependant rarement un format de données uniforme. Le transfert des descriptions au catalogue central posait souvent des problèmes. La plupart des membres n'ont pas les ressources et / ou l'expertise nécessaires pour envoyer leurs données dans un format standard. La constante actualisation de la banque de données exigeait donc beaucoup de travail. Une simplification et une automatisation du transfert de données s’avérèrent donc nécessaires pour obtenir une qualité élevée (du transfert des données) et pour offrir une bibliothèque virtuelle vivante. La possibilité de cataloguer des informations numériques doit être disponible.
Pour remédier à cela, le site internet de FELNET fut entièrement révisé. Le projet de transfert des données fut mis en route en 2007. Outre le développement et la mise en œuvre d’une nouvelle infrastructure de gestion des données et de trafic, ce projet visait également à sérieusement rénover le site internet.
Après la soumission du projet via notre partenaire VMM, le gouvernement flamand, plus précisément le Milieu Informatie Stuurgroep (groupe de pilotage de l'information environnementale), a accepté d’intervenir financièrement de façon substantielle.
Trois étapes ont été réalisées:
- le projet a été lancé en 2008 avec une étude de définition où, après une situation ‘en l'état’ (sur base d'entretiens avec les membres, les modes de travail, les protocoles / interfaces de communication sont recensés) et une situation «to be» (sur base d'entretiens, une liste des besoins / desiderata en termes de processus et de fonctionnalités est établie), une analyse d'impact est élaborée (impact sur l'organisation, les processus, l'infrastructure, les applications et la liste qualitative des risques, coûts et bénéfices). L'étude de définition précède le projet proprement dit et tente de donner une définition complète, claire et correcte du besoin d'information. Au cours de cette analyse, il est apparu que l’on pouvait utiliser le logiciel libre VUFind;
- une analyse fonctionnelle (une description détaillée des conditions nécessaires au développement de l’application FELNET) et
- une analyse technique (rédaction théorique de l'approche et comment la transition du modèle théorique à la mise en œuvre pratique se déroule, sans réellement l'exécuter)
Après les appels et les comparaisons des offres, le cabinet de conseil TRASYS fut chargé de tout d’abord effectuer l’étude de définition. Dans les années suivantes, ils prirent également en charge les analyses fonctionnelles et techniques.
EMIS-VITO a fourni le soutien logistique.
En 2010, la quatrième et dernière phase du projet fut lancée. Sous la direction de VITO, divers spécialistes et programmeurs externes ont grandement contribué à la phase de mise en œuvre. En raison de facteurs externes, cette phase fut divisée en deux parties:
- la première partie est le développement de la base de données virtuelle et l’élaboration de toutes les fonctionnalités;
- la deuxième partie visant à assurer le trafic automatique de données fut traitée à la fin de 2013 et achevée au printemps 2014.
A partir de ce moment, tout partenaire FELNET peut transférer ses données vers le catalogue central de trois manières:
- en récoltant les données via le protocole OAI-PMH (après concertation avec l'administrateur du web sur la périodicité du transfert des données) ;
- un transfert de données en vrac régulier comme auparavant ou
- un catalogage direct dans le catalogue FELNET via un module approprié, sans frais supplémentaires.
Pour être complet, il convient également de mentionner que le catalogue permet des recherches pour toutes les métadonnées, pas seulement le titre et / ou l'auteur, et ceci aussi bien pour les informations imprimées qu’électroniques.