FELNET heeft tot doel de heterogeen verspreide milieu-informatie virtueel samen te brengen en via haar website ter beschikking te stellen. In de centrale FELNET-database worden de data van de verschillende partners samengebracht.
Ieder partner registreert daartoe de volgens hem potentieel nuttige informatie, documenten, (grijze) literatuur e.d. Elk centrum gebruikt daartoe evenwel bijna een eigen systeem. De registratiesystemen van de partners leverden maar zelden een uniform dataformaat af. De overdracht van de omschrijvingen naar de centrale catalogus gaf geregeld problemen. De meeste leden hebben niet de middelen en/of expertise om hun data in een standaardformaat door te sturen. Het actueel houden van de centrale database was dan ook zeer arbeidsintensief. Een vereenvoudiging en een automatisatie van de dataoverdracht was daarom noodzakelijk om een kwaliteitsvolle (overdracht van de gegevens te bewerkstelligen) en levendige virtuele bibliotheek te kunnen aanbieden. De mogelijkheid om digitale informatie te ontsluiten dient voorhanden te zijn.
Om hieraan te verhelpen werd de FELNET-website volledig herbekeken. Het project dataverkeer werd in 2007 op de rails gezet. Dit project had naast het uitwerken en implementeren van een nieuwe infrastructuur voor het databeheer en -verkeer ook tot doel de website een volledig nieuw jasje te geven.
Na de projectindiening via onze partner VMM ging de Vlaamse overheid, meer in het bijzonder Milieu Informatie Stuurgroep (MIS), akkoord om een substantiële financiële tussenkomst te doen.
Drie stadia werden doorlopen:
- het project werd in 2008 op gang gebracht met een definitiestudie waar na een "AS IS"-situatie (aan de hand van interviews met de leden worden de manieren van werken, communicatieprotocols/interfaces in kaart gebracht) en een "TO BE"-situatie (aan de hand van interviews wordt een oplijsting van de behoeften/desiderata mbt processen en functionaliteiten gemaakt) een impactanalyse uitgewerkt (impact op organisatie, processen, infrastructuur, applicaties en kwalitatieve oplijsting van risico's, kosten en baten). De definitiestudie gaat het eigenlijke project vooraf en poogt een volledige, heldere en juiste definitie van de informatiebehoefte te geven. Tijdens deze analyse is naar voren gekomen dat gebruik kan gemaakt worden van de open source software VUFind;
- een functionele analyse (een gedetailleerde beschrijving van de vereisten van de te ontwikkelen FELNET-toepassing) en
- een technische analyse (theoretisch uitschrijven van de aanpak en hoe de overgang van het theoretisch model naar de praktische uitvoering gaat verlopen, zonder het daadwerkelijk uit te voeren).
Na de resp. oproepen en de offertevergelijkingen kreeg het consultancybureau TRASYS de opdracht om eerst de definitiestudie uit te voeren. De daaropvolgende jaren namen zij ook de functionele en technische analyses voor hun rekening.
EMIS-VITO leverde de logistieke ondersteuning.
In 2010 werd de vierde en laatste fase van het project aangevat. Onder begeleiding van VITO hebben verschillende externe specialisten en programmeurs een enorme bijdrage geleverd aan de implementatiefase. Door externe factoren werd die fase nogmaals in twee delen opgesplitst:
- het eerste deel is het ontwikkelen van de virtuele databank en het uitwerken van alle functionaliteiten;
- het tweede deel dat voor het automatische dataverkeer moet zorgen, werd eind 2013 aangepakt en zal in het voorjaar van 2014 worden afgerond.
Vanaf dat moment wordt kan de FELNET-partner op drie mogelijke manieren zijn data overbrengen naar de centrale catalogus:
- door harvesting via het OAI-PMH-protocol en volgens een af te spreken vast tijdschema;
- het geregeld "en bloc" overbrengen van de gegevens zoals voorheen het geval was of
- via een basic invoermodule een rechtstreekse catalogisering in de FELNET-catalogus.
Volledigheidshalve dient nog gezegd dat de catalogus kan doorzocht worden op alle metadata, niet louter op titel en/of auteur, en dit zowel voor de gedrukte als voor de elektronische informatie.